Københavns Kommune havde meddelt aktindsigt i de sager, den kunne identificere ud fra anmodningen om aktindsigt. Derudover havde kommunen tilbudt anmoder at komme til møde med henblik på dialog om muligheden for nærmere at identificere dokumenter. Endelig havde kommunen undtaget samtlige bilag i to sager, der vedrørte to retssager, fra aktindsigt med henvisning til, at det omhandlede brevveksling med sagkyndige til brug i retssager.
Statsforvaltningen Hovedstaden lagde ud fra sagens oplysninger til grund, at kommunen havde fremfundet de sager, som det havde været muligt for kommunen at identificere ud fra oplysningerne i anmodningen om aktindsigt, sammenholdt med mulighederne for at fremfinde sager i kommunens journalsystem. Statsforvaltningen vurderede, at kommunen ikke kunne undtage to sager i deres helhed, idet kommunen skulle foretage en vurdering af de enkelte bilag i sagerne. Endelig gav statsforvaltningen eksempel på, at breve fra modpartens advokat ikke kunne undtages efter bestemmelsen om brevveksling med sagkyndige.