Randers Kommune havde ikke søgt tilstrækkeligt efter korrespondance mellem borgmesteren eller kommunaldirektøren og journalister/medier, før der blev truffet afgørelse om aktindsigt. Kommunen havde søgt i ESDH-systemet efter dokumenter omfattet af anmodningen.
Det var Ankestyrelsens opfattelse, at der kunne være dokumenter omfattet af anmodningen andre steder end i ESDH-systemet. Ankestyrelsen vurderede, at kommunen var forpligtet til at undersøge, om der kunne findes dokumenter omfattet af aktindsigtsanmodningen andre steder end i kommunens ESDH-system, f.eks. ved at spørge borgmesteren og kommunaldirektøren, om de var i besiddelse af mails og sms-beskeder mv. af den type, som aktindsigtsanmodningen vedrørte.