Aktindsigt i personalesager – hvad gælder?

12-12-2024
Tilsyn med kommuner og regioner Tilsyn

Når en borger eller journalist beder om aktindsigt i en medarbejders personalesag, kan det give anledning til tvivl om, hvilke oplysninger der skal udleveres.

Af fuldmægtig Andreas Westphal Eriksen

Efter offentlighedsloven er personalesager undtaget fra aktindsigt. Personalesager er sager om ansættelse og forfremmelse og sager om enkeltpersoners ansættelse i det offentlige.

Når en borger eller journalist beder om aktindsigt i en medarbejders personalesag, er der dog ret til aktindsigt i nogle standardprægede oplysninger. Det er oplysninger om medarbejderens navn, stilling, løn, uddannelse, arbejdsopgaver og tjenesterejser. Det står i offentlighedslovens § 21, stk. 3.

Ankestyrelsen er blevet opmærksom på, at det kan give anledning til tvivl, hvilke oplysninger der skal gives aktindsigt i efter offentlighedslovens § 21, stk. 3. Ankestyrelsen er også blevet opmærksom på, at kommunerne kan være i tvivl om, i hvilken form oplysningerne skal udleveres. Vi er blevet opmærksomme på emnet gennem dialog med kommunerne.

§ 21. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste.

Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter bortset fra bestemmelsen i § 8 heller ikke andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4.

Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2 skal der i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. Der meddeles dog ikke indsigt i oplysninger om den ansattes navn, hvis væsentlige hensyn til den ansattes tryghed taler herimod. For så vidt angår ansatte i chefstillinger, gælder lovens almindelige regler endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet.

Eksempel 1 – hvad er en personalesag?

En ”personalesag” er ikke nødvendigvis én samlet sag. En kommune fortæller, at der ved ansættelser oprettes en sag om ansættelse, en sag om rekruttering og en sag om løn. De oplysninger, der skal gives aktindsigt i, vil derfor kunne ligge på forskellige sager. Kommunen fortæller også, at medarbejderens CV med oplysninger om uddannelse typisk ligger på ansættelsessagen, mens oplysninger om efteruddannelse og kurser ligger på særskilte sager. Oplysninger om disciplinære reaktioner ligger også på en særskilt sag.

Kommunen skal afgøre spørgsmålet om aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler.

Det betyder, at kommunen efter en konkret vurdering f.eks. kan afslå at behandle en anmodning om aktindsigt i medarbejderens lønoplysninger. Det kan f.eks. være, hvis den, der beder om aktindsigt, gør det for at chikanere vedkommende, eller hvis behandlingen af anmodningen vil medføre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Det betyder også, at oplysninger omfattet af § 21, stk. 3, efter en konkret vurdering vil kunne undtages efter lovens undtagelsesbestemmelser.

Eksempel 2 – høring af medarbejderen

Et vigtigt skridt i en sag om aktindsigt i en personalesag er høring af medarbejderen. En kommune fortæller, at man både hører medarbejderen og dennes leder. Høringen er bl.a. vigtig for at fastslå, om formålet med aktindsigtsanmodningen er at chikanere den pågældende medarbejder.

Hvilke oplysninger skal der gives aktindsigt i?

Offentlighedslovens § 21, stk. 3, giver ret til aktindsigt i nogle standardoplysninger om en medarbejder. Det afgørende for, om der skal gives aktindsigt i oplysningen, er, om oplysningen er omfattet af de kategorier, der er nævnt i § 21, stk. 3 – f.eks. stilling, arbejdsopgaver eller uddannelse. Det er altså nødvendigt at fortolke § 21, stk. 3 nærmere, for at kommunen kan afgøre, om en oplysning er omfattet af retten til aktindsigt.

Der er ret til aktindsigt i oplysninger om en ansats efteruddannelse, selvom ordet ”efteruddannelse” ikke fremgår af lovteksten. Det skyldes, at oplysninger om efteruddannelse er en oplysning om den ansattes uddannelse. Derfor skal der gives aktindsigt i en sådan oplysning.

Oplysninger om stilling og arbejdsopgaver omfatter både stilling og opgaver hos den nuværende og hos tidligere arbejdsgivere, i det omfang sådanne oplysninger findes på personalesagen.

Oplysninger om tjenesterejser omfatter også ”rejseregnskabet”, herunder oplysninger om udgifter til ud- og hjemrejse og eventuelle refunderede udgifter på rejsen, f.eks. til transport på stedet.

Det samme gælder en oplysning om ansættelsesdato og dato for afsluttet uddannelse. Der er tale om oplysninger om henholdsvis den ansattes stilling og uddannelse.

Se tilsynsudtalelse af 14. maj 2020

Oplysninger om den periode, hvor en medarbejder har været ansat, er også omfattet af retten til aktindsigt, fordi det er oplysninger om den ansattes stilling.

Se tilsynsudtalelse af 19. august 2020

Hvordan skal oplysningerne udleveres?

Der findes ikke regler om, hvordan oplysningerne skal udleveres.

Hvis et dokument både indeholder oplysninger, der er omfattet af retten til aktindsigt, og oplysninger, der ikke er det, gives der aktindsigt i oplysningerne ved at udskille dem. Det kan f.eks. foregå ved, at oplysningerne skrives ind i et nyt dokument eller i selve afgørelsen om aktindsigt.

Eksempel 3 – aktindsigtens form

En kommune fortæller, at de skriver de oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens § 21, stk. 3, over i den afgørelse om aktindsigt, som anmoderen får. Herefter får medarbejderen besked om, hvad der er givet aktindsigt i og får en kopi af afgørelsen.

En anden kommune har udviklet en skabelon til at give aktindsigt efter offentlighedslovens § 21, stk. 3. Skabelonen er udformet som et skema med rubrikker over oplysningerne, som er oplistet i bestemmelsen. Oplysningerne fra den konkrete personalesag skrives ind skabelonen. Anmoderen får udleveret den udfyldte skabelon og får på den måde aktindsigt i oplysningerne.