Ankestyrelsens principmeddelelse 38-23 om klagefrist - digital klage - upåregnelig forsinkelse - dispensation

På baggrund af oplysningerne i Digitaliserings- og Ligestillingsministeriets udtalelse til Folketingets Ombudsmand om leveringstiden for meddelelser sendt med Digital Post, ophæves den praksis, som er udmeldt med principmeddelelse 29-20, hvorefter en part ikke kan gå ud fra, at en klage, som er sendt med digital post, er leveret i myndighedens digitale postkasse straks herefter. Med denne principmeddelelse ændres praksis, således at en borger, som har sendt sin klage digitalt, i almindelighed vil kunne gå ud fra, at klagen er tilgængelig i myndighedens digitale postkasse inden for ganske kort tid. Ankestyrelsen har genoptaget de sager, som er berørt af praksisændringen.  

Love og bekendtgørelser

Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, Lovbekendtgørelse nr. 1109 af 24/08/2023 (Retssikkerhedsloven)

• § 67, om klagefrister

Praksis

Gældende:

Følgende principmeddelelse er brugt ved afgørelsen og gælder stadig:

26-16: Et brev sendt digitalt anses for at være kommet frem, når det er tilgængeligt for adressaten – for eksempel i indbakken i den digitale postkasse. Det er ikke et krav, at brevet er blevet åbnet og indholdet læst af adressaten.

Kasserede:

Følgende principmeddelelser er kasserede og gælder ikke længere (historisk):

29-20: En part kan ikke gå ud fra, at en klage afsendt fra en digital postkasse er leveret i myndighedens digitale postkasse straks. En ubetydelig fristoverskridelse kan ikke i sig selv føre til dispensation for klagefristen, hvis den digitale klage er afsendt inden fristens udløb, men først modtaget i myndigheden efter fristens udløb. Praksis er ændret.

22-21: Hvis en digital klage er afsendt på et så tidligt tidspunkt, at den burde have været modtaget rettidigt hos myndigheden, kan vi fravige udgangspunktet om, at klageren bærer risikoen for, at en klage når rettidigt frem. Praksis er indarbejdet i denne principmeddelelse.

Vejledninger

Vi har også anvendt Vejledning om retssikkerhed og administration på det sociale område nr. 9330 af 21/03/2019

• Pkt. 267 om klagefristens begyndelse
• Pkt. 268 om klagefristens udløb
• Pkt. 273 om dispensation fra klagefristen

Justitsministeriets vejledning om beregning af klagefrister nr. 9533 af 26/06/2018

• 5.2 om klagefristens udløb for digitale klager
• 6 om at det er afsender, der bærer risikoen for sin forsendelse

J.nr. 23-51510

Du har klaget over X Kommunes afgørelse om fradrag i udbetaling på grund af udeblivelse. X Kommune afgjorde sagen den 23. februar 2021.

Ankestyrelsen har den 2. juni 2021 afvist at behandle din sag, fordi du har klaget for sent. Vi har den 12. juli 2023 oplyst dig om, at vi har besluttet af genoptage din sag og træffe en ny afgørelse.

Ankestyrelsen har nu afgjort din sag.

Resultatet er:

• X Kommune skal se på sagen igen

Det betyder, at vi sender sagen tilbage til X Kommune.

Begrundelse for afgørelsen

Sådan vurderer vi sagen

Ankestyrelsen vurderer, at der kan ses bort fra klagefristen.

Hvad er afgørende for resultatet

Vi lægger vægt på, at afgørelsen er sendt til din e-boks den 23. februar 2021. Vi antager, at du har modtaget afgørelsen samme dag. Klagefristen udløb derfor den 23. marts 2021. X Kommune har først modtaget klagen den 24. marts 2021 klokken 04.01. Du har derfor klaget for sent.

Det er udgangspunktet, at det er den, der klager, der bærer risikoen for, at klagen modtages i kommunen inden fristens udløb.

Ankestyrelsen kan se bort fra klagefristens overskridelse, hvis der er særlige grunde til det. En særlig grund kan være, at der foreligger uforudsete årsager, som afsenderen ikke kan bære ansvaret for.

Du har den 29. marts 2021 oplyst, at det af din e-Boks fremgår, at klagen til X Kommune er sendt digitalt den 23. marts 2021 kl. 23:43:24.

Vi har lagt til grund, at klagen er afsendt ca. 17 minutter før klagefristens udløb.

På baggrund af en udtalelse af 12. april 2023 fra Digitaliserings- og Ligestillingsministeriet lægger Ankestyrelsen til grund, at den forventede forsendelsestid for en klage, som er afsendt digtalt, i langt de fleste tilfælde er så kort, at man i almindelighed kan forvente, at den er modtaget ganske kort tid efter det tidspunkt, hvor borgeren har trykket ”afsend” i sit system. Det gælder dog kun, hvis der ikke foreligger konkrete oplysninger om andre forsendelsestider.

Hvis den digitale post i et konkret tilfælde ikke kommer frem inden for ganske kort tid, vil det derfor være overvejende sandsynligt, at der er tale om en forsinkelse i postleveringen, der ikke skyldes forhold, som afsender kan bære ansvaret for.

Vi vurderer på den baggrund, at årsagen til den for sene klage var en forsinkelse i leveringen af den digitale post, som du ikke kunne forudse, og som du ikke kan bære ansvaret for. Du havde derfor en berettiget forventning om, at klagen var afsendt i så god tid, at den måtte forventes at være kommet frem inden klagefristens udløb.

Der foreligger derfor en sådan særlig omstændighed, at vi af den grund ser bort fra, at klagen er modtaget for sent.

Om reglerne

Klagen skal ske inden 4 uger efter, at afgørelsen er modtaget.

Det fremgår af Justitsministeriets vejledning om beregning af klagefrister, pkt. 5.2, at en klage afsendt med digitale meddelelser skal være modtaget inden midnat, det vil sige senest 23:59 det døgn, hvor klagefristen udløber.

Det fremgår også af Justitsministeriets vejledning om beregning af klagefrister, pkt. 6, at hvis parten afsender klagen digitalt, er det som udgangspunkt partens ansvar at sørge for, at en klage er modtaget i en myndigheds it-system senest kl. 23:59 det døgn, hvor klagefristen udløber.

Det fremgår af § 10 i Lov om Offentlig Digital Post, at meddelelser, der sendes under anvendelse af Digital Post, anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er tilgængelig for adressaten i postløsningen.

Efter § 67, stk. 2, i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (Retssikkerhedsloven) kan vi se bort fra, at fristen ikke er overholdt, når der er en særlig grund til det. En særlig grund kan være alvorlig sygdom i hele perioden eller omkring klagefristens udløb, bortrejse, hospitalsindlæggelse eller andre hindringer, som ikke skyldes klagerens forhold. Det er den, der klager, der skal vise dokumentation for, at der har været en særlig grund til, at klagefristen ikke er overholdt.

Mødebehandling

Sagen er behandlet på møde. På mødet stemmer deltagerne om resultatet. Der er enighed om afgørelsen.

Du kan læse mere om, hvordan Ankestyrelsen behandler sager på møde på www.ast.dk