Af fuldmægtig Hanne Agerbek Christensen
Det kan i praksis være uklart, hvornår afgørelser og breve om andre væsentlige sagsbehandlingsskridt skal forsynes med en sagsbehandlers underskrift eller med en anden identifikation af afsenderen af dokumentet. Den 9. oktober 2025 har Ankestyrelsens tilsyn med kommuner og regioner udsendt en generel udtalelse om identifikationskravet i forvaltningslovens § 32 b, stk. 1. I denne artikel uddyber vi udtalelsen.
Det er forvaltningslovens § 32 b, der regulerer spørgsmålet om, i hvilket omfang en myndigheds breve til borgeren skal indeholde en personlig underskrift eller en anden identifikation af afsenderen af dokumentet.
Kommunen kan opfylde kravet ved fysisk eller elektronisk at påføre brevet en egentlig underskrift. I praksis vil der dog ofte ikke blive påført brevet en egentlig underskrift, men sagsbehandlerens navn vil fremgå som en identifikation af afsenderen af brevet.
Hensynene bag kravet om underskrift eller anden entydig identifikation er blandt andet, at borgeren skal have mulighed for at vurdere, om afgørelsen er truffet af en kompetent sagsbehandler, der ikke er inhabil, ligesom det skal være muligt at placere et tjenstligt ansvar i forbindelse med sagen. Desuden medvirker underskriften til at sikre, at der er tale om et endeligt dokument, der ikke er sendt ved en fejl.
Hvilke sager er omfattet af identifikationskravet?
Efter forvaltningslovens § 32 b gælder kravet om identifikation kun i afgørelsessager. Kravet gælder altså ikke, når kommunen udøver faktisk forvaltningsvirksomhed. Det betyder fx, at det ikke er et krav, at sagsbehandlerens navn fremgår, når kommunen svarer på en borgers spørgsmål i en sag, der ikke er en afgørelsessag.
Hvilke dokumenter er omfattet af kravet om identifikation?
Identifikationskravet gælder udgående dokumenter i afgørelsessager, herunder selve afgørelsen, og dokumenter om væsentlige sagsbehandlingsskridt. Væsentlige sagsbehandlingsskridt kan fx være en partshøring eller en orientering om beslutning om habilitet eller kompetence.
Kravet om identifikation gælder ikke, hvis der er tale om et dokument, der sendes i forbindelse med et sagsbehandlingsskridt, der ikke er væsentligt. Sagsbehandlingsskidt, der ikke er væsentlige, kan fx være kvitterings- og rykkerskrivelser samt breve med praktiske oplysninger til borgeren.
Særligt om automatisk sagsbehandling
Efter forvaltningslovens § 32 b gælder identifikationskravet heller ikke for dokumenter, hvor der anvendes ”automatisk sagsbehandling”.
Der er tale om automatisk sagsbehandling, når sagsbehandlingsskridtet er foretaget ved maskinel behandling på baggrund af nogle faste og entydige kriterier, og der ikke har været en fysisk sagsbehandler involveret.
Hvis et dokument udarbejdes ved automatisk sagsbehandling, men en fysisk sagsbehandler også er involveret i sagsbehandlingen, gælder det almindelige identifikationskrav i det dokument, der sendes til borgeren.
Hvem skal identificere sig?
Identifikationskravet påhviler ”afsenderen af dokumentet”. Afsenderen af et dokument vil normalt være den sagsbehandler, der har udfærdiget afgørelsen, partshøringen eller lign. eller eventuelt sagsbehandlerens overordnede.
Identifikationskravet er ikke opfyldt, hvis den medarbejder, der identificerer sig, alene har varetaget den praktiske opgave med at sende dokumentet til borger. Kravet er heller ikke opfyldt, hvis det alene er en myndighed – og ikke en person – der identificerer sig.
Kan kommunen konkret fravige identifikationskravet?
Ankestyrelsen har i konkrete sager oplevet, at kommunen undlader den påkrævede identifikation af afsenderen i sager, hvor en borger opleves chikanøs og måske truende, og hvor kommunen ønsker at beskytte sagsbehandleren mod, at borgeren får kendskab til sagsbehandlerens navn.
Ankestyrelsens tilsyn med kommuner og regioner har i en udtalelse af 22. april 2024 behandlet denne problematik. I udtalelsen fremgår det, at forvaltningslovens § 32 b ikke indeholder hjemmel til, at kommunen i sådanne tilfælde kan se bort fra identifikationskravet. Kravet om identifikation kan i stedet opfyldes ved, at den ansattes overordnede underskriver – og dermed godkender – afgørelsen.